Factura Electrónica Colombia

 ¿Está su empresa lista para emitir factura electrónica?

La factura electrónica (FEL) es un esquema de operación que permite emitir documentos de respaldo de las operaciones comerciales entre contribuyentes en formato digital en lugar de papel, permite la aplicación de control fiscal durante el proceso y tiene validez legal para el ente tributario designado por el gobierno.

La factura electrónica consta de los siguientes elementos:

  • Archivo XML generado bajo un formato estándar obligatorio.
  • Firma Digital, permite garantizar la integridad, autenticidad y no repudio de la factura electrónica.
  • Representación gráfica de la factura electrónica en formato PDF.

¿Por qué debe adoptarse?

El modelo de facturación electrónica fue adoptado en Colombia mediante el decreto 2242 de 2015, compilado en el Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016, y su objetivo principal es la masificación en el uso de la factura electrónica en el país.

Actualmente emiten factura electrónica aquellos contribuyentes que fueron seleccionados por la DIAN mediante resolución de carácter general y aquellos que han decidido voluntariamente adoptar el modelo.

Tenga en cuenta que el parágrafo transitorio segundo de la Ley 1819 de 2016, establece que los obligados a declarar y pagar IVA y el impuesto al consumo deberán expedir factura electrónica a partir del 1 de enero del año 2019.

¿Cómo se puede generar una factura electrónica?

Existen dos maneras de emitir factura electrónica en Colombia:

  1. A través de una solución de facturación electrónica dispuesta por el responsable de facturar.
  2. Mediante los servicios de un proveedor tecnológico.

En este sentido vale la pena aclarar que no es necesario reemplazar el software de gestión empresarial que ya se utiliza para facturar en papel, en la mayoría de los casos será posible contratar los servicios de un proveedor tecnológico mediante el cuál se puedan emitir facturas electrónicas generando una integración entre el software actual y los servicios del proveedor tecnológico (Web Services).

A la hora de elegir un proveedor tecnológico es necesario asegurarse que cumpla con la normativa vigente Decreto 1625 de 2016, sin embargo también es importante elegir a aquel proveedor que ofrezca otros servicios complementarios que facilitarán la emisión de facturas electrónicas, ejemplos de estos servicios complementarios son: Envío de documentos por correo electrónico, plataforma para consulta de estatus de documento ante la DIAN, consulta acuse de recibo, notificación de cambios normativos.

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Si su empresa ya cuenta con Epicor ERP© es posible crear una integración directa con un proveedor tecnológico autorizado que extienda la funcionalidad del ERP para gestionar el ciclo de vida completo de los documentos digitales.

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